Der Joker auf unserer Hand: Wir sind ein Team. Doch Joker gilt es clever aufzuspielen:
Wie kann ich einspringen, wenn jemand ausfällt?
Wie vermeide ich es, Fragen doppelt zu stellen?
Wie arbeiten wir zusammen, ohne Aufgaben doppelt zu erledigen?
Meine These: Uns fehlt der „eine Ort der Wahrheit“. Die bisher genannten Werkzeuge liefern diesen nicht.
Jira
Der eine Ort der Wahrheit
In der Straßenbahn habe ich ihn noch im Kopf: Den Master-Plan für den heutigen Arbeitstag. Im Büro will ich dann mal sportlich sein, die Treppe statt des Aufzugs nehmen und sammle auf dem Weg nach oben direkt eine neue Aufgabe ein. Das wiederholt sich an der Kaffeemaschine. Digital geht es im Posteingang und bei Teams so weiter.
Der Gedanke liegt nahe: „Alle bedrohen meinen Plan.“
Augenblicklich frage ich mich: „Wie kriege ich nur schnell den Kopf wieder frei?“
Täglich erreichen uns neue Aufgaben, Probleme und Projekte. Das geschieht im persönlichen Gespräch, im Meeting, per Mail, vereinzelt noch über Telefon, inzwischen deutlich häufiger via Messenger. Wenn es mal arg wird, sogar als freundliches Post-it auf dem Monitor — Herzchen inklusive. Das Gefühl sagt uns: All diese Ereignisse lenken uns ab. Wir können und wollen sie aber auch nicht einfach ignorieren. Mein Tag als Entwickler, Berater, Projektleiter verlangt nach Struktur. Das minimale Ziel ist eine Aufteilung in dringendes Tagesgeschäft und geplante Projektarbeit.
Ich will jederzeit wissen, was die nächste wichtige Aufgabe ist — das gibt mir Fokus.
Auftretende Ereignisse müssen schnell „geparkt“ werden — sie sollen nicht vergessen werden. Jede Frage nach dem Status soll schnell zu beantworten sein.
Wenn ich „privat“ den Kopf frei kriegen will, hilft mir eine To-do-Liste.
Das Rezept dafür:
- Papier und Stift
- Eingehende Aufgaben knapp notieren.
- Leeres Kästchen davor zeichnen.
- Abhaken, wenn erledigt.
Das kann neumodisch mit einer App gemacht werden, klappt auf Papier jedoch oft besser.
Warum funktioniert dasselbe im Unternehmen oft nur bedingt? Ich denke, wir versuchen dort unsere Aufgaben im Posteingang zu verwalten. Dieser wird mit Ordnern nach Themen strukturiert, einzelne Mails über Kategorien priorisiert, um diese nach und nach abzuarbeiten. Wir scheitern dabei an den Themen: „Statusabfrage“, „Aufgaben und Wissen im Team teilen“ und „nichts doppelt machen“.
Ein Werkzeug, das dies kann: Ein Helpdesk mit maßgeschneiderten Arbeitsabläufen. Helpdesks kennen die meisten von uns aus der Software-Projektarbeit. Hier sind Dashboards, Agilität via Scrum und Kanban kaum noch wegzudenken.
Werfen wir einen kurzen Blick auf den Helpdesk-Platzhirsch „Jira“. Dieser ist schon lange nicht mehr nur im Software-Management zuhause. Genauso fasst Jira Fuß beim Kundenkontakt im Service-Management. Und mehr und mehr auch im Arbeits-Management.
Plötzlich ist es nicht mehr primär die IT, die den Nutzen zieht. Jede Abteilung, auch jedes spontan gegründete Team erhält Zugang und Teil-Kontrolle über diesen „einen Ort der Wahrheit“.
Richtig eingesetzt, wird die „Datenmüllhalde Mailbox“ reduziert auf den Platz, an dem wir von Aufgaben und Neuigkeiten erfahren, diese in den Helpdesk überführen und die Absender höflich daran erinnern, dass es „direkt als Ticket“ noch schneller gegangen wäre.
Jira sammelt Ereignisse als Vorgangs-Tickets und erlaubt die Zuordnung zu Projekten.
Diese Projekte können unter Firmen-Verwaltung oder Team-Verwaltung stehen. Der Unterschied: Manche Projekte verlangen nach Arbeitsabläufen, die 100% zur Unternehmenskultur passen. Für ein kurzfristiges Projekt mit spontanen Teams ist das aber oft zu mühsam. Der Übergang fällt mit der Entscheidung, ob die IT für das Unternehmen einen Arbeitsablauf mit ausführlichen Regeln und Automatismen konfiguriert. Alternativ kann ein Team sein Projekt eigenständig aufsetzen – und das ganz ohne IT.
Doch keine Panik: Entstehen im Team dabei erfolgreiche Projekt-Muster, kann die IT sie für die Zukunft als Projekt-Schablone unter Firmen-Verwaltung anbieten.
Unsere IKS-Erfahrung: Der Erst-Einstieg in die neue Helpdesk-Welt erfolgt meist zügig: Für viele Projektarten liefert Jira dutzende praxiserprobte Muster, die wir bei Bedarf individuell anpassen können. Etwas mehr Erfahrung verlangt lediglich die Integration in bestehende Systeme.
Spoiler-Alarm: Nicht alle Tickets / Vorgänge müssen auch direkt in Jira erfasst worden sein. Externe Systeme können interaktiv über Formulare oder automatisch über APIs neue Jira-Vorgänge im passenden Helpdesk-Projekt erzeugen. Dank benutzerdefinierter Feldinhalte erfolgt das obendrein deutlich strukturierter als in einer Mail.
Hans-Jörg Stangor
