Digitale Alternativen

Online Meetings erfolgreich meistern

Worauf es zu achten gilt und welche Regeln befolgt werden sollten.

Die derzeitige Arbeitslage hat dazu geführt, dass viel mehr Berufstätige von zu Hause und somit in einem verteilt agierenden Team arbeiten. Dabei bleibt der Abstimmungsbedarf innerhalb des Teams jedoch ähnlich hoch, wie vor Ort. Im Büro wird vorrangig mit Präsenzmeetings gearbeitet. Das Team trifft sich in einem Besprechungsraum und kommuniziert direkt und persönlich. Dies ist bei der Arbeit im Homeoffice nicht möglich. Um sich dennoch austauschen zu können, greifen verteilt arbeitende Teams auf Online-Meetings zurück. Das bringt Vor- und Nachteile mit sich, aber mit der Beherzigung einiger Tipps gelingt es Online Meetings erfolgreich umzusetzen und sinnvoll zu nutzen.

Vorteile von Online-Meetings

Hier sind vor allen Dingen die Zeit- und Kostenersparnis zu nennen. Kann man sich von zu Hause in ein Meeting einwählen, fallen sowohl die An- und Abreise als auch die Kosten hierfür weg. Bei einem mehrtägigen Projekt-Kickoff werden auch Catering- und Übernachtungskosten eingespart. Von zu Hause aus ist es in der Regel auch einfacher ein freies Zeitfenster zu finden, da Termine der einzelnen Teilnehmer flexibler angepasst werden können.

Nachteile von Online-Meetings

Werden Online-Meetings nicht professionell und sorgfältig geplant und vorbereitet, ist ein Misserfolg vorprogrammiert. Ohne eine vorab kommunizierte Agenda kann es passieren, dass man sich während des Meetings in nicht zielführenden Diskussionen verliert. Durch den fehlenden persönlichen Kontakt fällt es den Teilnehmern auch leichter, sich aus den Diskussionen rauszuhalten und generell gedanklich abzuschalten. Probleme mit der Technik können sich ebenfalls negativ auf ein Meeting auswirken. Eine instabile oder schlechte Verbindung kann zu Bild- bzw. Tonausfällen führen, gleiches gilt für den fehlenden oder nicht fachgerechten Einsatz von Headsets oder Webcams. Des Weiteren müssen alle Teilnehmer eine Tool-/Technikkompetenz aufbauen, um ineffektiven Meetings vorzubeugen. Oftmals müssen die ersten Minuten eines Meetings für Klärung von Technikfragen genutzt werden.

Allgemeine Tipps

Agenda
Die Agenda eines Meetings wird im Vorfeld unter Berücksichtigung des Inputs der Teilnehmer durch einen Organisator erstellt und mindestens 24 Stunden vor Beginn der Veranstaltung versendet. Das aktive Auffordern zur Vorbereitung steigert das Commitment der Teilnehmer, durch das rechtzeitige Versenden der Agenda und zugehöriger Materialen wird der Zweck des Meetings deutlich gemacht. Die Teilnehmer können das Meeting vorbereiten, Fragen können im Vorfeld des Meetings geklärt werden.

Zeitliche Planung
Untersuchungen haben ergeben, dass die Aufmerksamkeitsspanne in Online-Meetings signifikant niedriger ist als bei Präsenz-Meetings. Sie sind daher kurz und kompakt zu planen. Die Dauer sollte unter 90 Minuten gehalten werden. Sollte die Abarbeitung der Agenda längere Zeit in Anspruch nehmen, ist es effizienter das Meeting zu beenden und eine Folgeveranstaltung zu planen.

Präsentationen
Präsentationen sind ein wesentlicher Bestandteil von Meetings, egal ob online oder vor Ort. Bei Online-Meetings ist allerdings darauf zu achten, dass Präsentationen kurz und knackig sind und genügend Zeit zum Diskutieren eingeplant wird. Die Präsentation sollten 20 Minuten nicht überschreiten, der anschließenden Diskussion sollte das Doppelte an Zeit eingeräumt werden.

Technik
Vor Beginn eines Meetings ist sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Zugang zu den verwendeten Tools haben und damit umgehen können. Das Erlernen des Umgangs kann in vorher angesetzten Schulungen erfolgen. Zur Überprüfung der Technik sollten sich die Meeting-Teilnehmer bereits vor dem offiziellen Beginn in das Meeting einwählen. Kommt es dabei zu Schwierigkeiten, gibt es im Idealfall eine Backup-Technologie, auf die gewechselt werden kann. Für eine bessere Zusammenarbeit sind die technischen Möglichkeiten auszureizen, d.h. es sollten bspw. virtuelle Whiteboards verwendet werden, auf denen die Teilnehmer gleichzeitig arbeiten können. Dies fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl und das Commitment der einzelnen Teilnehmer. Außerdem wird auf diese Art eine konstruktive Arbeitsatmosphäre geschaffen.

Um Ressourcen zu schonen, wird gerne auf Audiokonferenzen zurückgegriffen, bei denen höchstens der Präsentator seinen Bildschirm teilt. Dies hat gleich mehrere Nachteile. Da die Teilnehmer nicht zu sehen sind, fehlt dem Präsentator eine visuelle Rückmeldung. Es ist schwierig zu erkennen, ob die Präsentation die Erwartungen der Zuhörer erfüllt. Auf der anderen Seite ist für die unsichtbaren Teilnehmer viel einfacher, nebenbei andere Aufgaben zu erledigen und dem Meeting nicht mehr richtig zu folgen. Daher sind Videokonferenzen vorzuziehen. Die Teilnehmer sind aktiver und motivierter und können durch Gesten und Mimik die Kommunikation unterstützen.

Rollen
Es ist wichtig, bestimmte Rollen vor Beginn eines Meetings festzulegen, um einen strukturierten Ablauf zu gewährleisten. So ist ein Organisator zu bestimmen, der das Meeting plant und als technischer Ansprechpartner fungiert. Das Meeting selbst sollte von ein bis zwei Moderatoren geführt werden, die Entscheidungen und Ergebnisse werden von einem Protokollanten erfasst.

Kommunikationsregeln
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sind vorab Regeln aufzustellen, wie man sich während eines Meetings verhält. Es ist beispielsweise wichtig, langsam und deutlich zu sprechen, dabei aber nicht in einen monotonen Singsang zu verfallen. Da es schwierig ist, in Online-Meetings zu erkennen, wer gerade sprechen möchte, geschieht es oft, dass einige Teilnehmer durcheinanderreden oder sich gegenseitig ins Wort fallen. Einem Gespräch zu folgen, ist dadurch oft erschwert. Daher müssen Regeln etabliert werden, die dazu führen, Wortbeiträge koordiniert abzuarbeiten. Bei Videokonferenzen können Teilnehmer durch Handzeichen kenntlich machen, dass sie gerne etwas sagen möchten. Kann nicht auf Video zurückgegriffen werden, ist ein anderer Rückkanal zu etablieren. Dies kann beispielsweise ein Chat sein, in welchem Anmerkungen und Fragen formuliert oder Abstimmungen durchgeführt werden können. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer im Vorfeld Probleme bei der Kommunikation identifizieren und einen Lösungskatalog erstellen.

Beteiligung
Während Online-Meetings ist es wichtig, alle Teilnehmer zum Reden zu bringen, damit sie sich von Anfang an trauen, sich zu äußern und Probleme anzusprechen. Es ist in Online-Meetings viel einfacher, sich nicht zu beteiligen oder von redegewandten, dominanten Teilnehmern übertönt zu werden. Um alle Teilnehmer zu involvieren, kann das Meeting mit ein wenig Small-Talk eingeleitet werden. Eine kurze Introfrage, welche von allen Teilnehmern beantwortet werden muss, kann das Eis ebenso brechen. Während der Diskussion ist es wichtig, dass die Moderatoren die einzelnen Teilnehmer ansprechen und nach Feedback fragen.

Kickoff-Veranstaltungen sollten durch eine Vorstellungsrunde eingeleitet werden, in der jeder Teilnehmer sich sowohl fachlich als auch ein wenig privat vorstellt. Dies fördert den Team-Zusammenhalt und Teilnehmer können im weiteren Verlauf des Meetings leichter identifiziert werden.

Webinar
Eine erweitere Form des Online-Meetings ist das Webinar. Hierbei werden die Mikrofone der Teilnehmer in der Regel stumm geschaltet. Neben dem Vortragenden, der ebenso wie die Präsentations-Folien zu sehen sein sollte, ist ein Organisator sinnvoll. Dieser kümmert sich um den reibungslosen technischen Ablauf und behält während des Vortrags den Chat im Blick, um Wortmeldungen an den Referenten zu melden und dann das jeweilige Mikrofon der Teilnehmer freizuschalten.

Tipps für Teilnehmer

Selbstdisziplin
Selbstdisziplin ist in Online-Meetings unerläßlich. Nichts ist verlockender als bei ausgeschalteter Kamera nebenher andere Arbeiten zu erledigen. Dies ist kontraproduktiv, da dem Meeting nicht mehr gefolgt wird und man sich somit auch nicht mehr richtig einbringen kann. Man sollte sich auch auf jedes Meeting ordentlich vorbereiten, damit man nicht während des Meetings durch unnötige Fragen den Arbeitsfluss stoppt.

Umgebung
Der Arbeitsplatz, den man sich für ein Online-Meeting sucht, sollte ruhig sein. Am besten zieht man sich in einen abgetrennten Bereich zurück, der frei von Umgebungsgeräuschen und anderen Störfaktoren (wie beispielsweise Menschen in einem Café oder das Zimmer in der Wohnung, welches von der Straße beschallt wird) ist. Außerdem sollte man Platz haben, um Notizen schreiben zu können.

Sprechen
Wie oben bereits angeführt, ist ein guter Sprechstil substanziell. Man sollte langsam und deutlich sprechen, dabei aber nicht monoton sein. Zu schnelles, undeutliches oder monotones Sprechen führt dazu, dass die anderen Teilnehmer dem Meeting nicht mehr so gut folgen können und gedanklich abschalten. Des Weiteren sollte man Unterbrechungen zulassen. In Online-Meetings ist es einfach seinen Redefluss stetig hoch zu halten, so dass die anderen Teilnehmer nicht mehr zu Wort kommen. So kann allerdings keine wertvolle Diskussion entstehen. Die Redebeiträge sollten kurz und kompakt sein, da Ausschweifungen schnell zu Ablenkungen werden können, die dem Ziel eines Meetings nicht zuträglich sind.

Wenn man nicht spricht, sollte man das Mikrofon stumm schalten, um eventuelle Nebengeräusche zu minimieren.

Größe
Der Organisator eines Meetings hat darauf zu achten, nur so viele Teilnehmer wie nötig einzuladen. Je größer der Personenkreis ist, umso schwieriger wird es, ein erfolgreiches Online-Meeting abzuhalten. Eine gute Teilnehmerzahl liegt bei 6-8 Personen. Als Teilnehmer sollte man auch nicht zögern, Einladungen abzulehnen, wenn man sieht, dass das Meeting zu groß ist und die eigene Expertise auch durch andere Teilnehmer abgedeckt wird. Dies sollte im Vorfeld eines Meetings geklärt und klar kommuniziert werden.

Fazit

Online-Meetings sind aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, erfordern allerdings eine andere Meeting-Kultur als Präsenz-Meetings. Die Teilnehmer müssen eine Medienkompetenz aufbauen, um erfolgreich ihren Beitrag leisten zu können. Kommunikationsregeln sollten im Vorfeld von allen Teilnehmern erarbeitet und akzeptiert werden. Hält man sich an aufgestellte Regeln und die hier aufgeführten Tipps, steht einem erfolgreichen Online-Meeting nichts mehr im Wege.

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